Online Randevu Sistemi Nasıl Kurulur? Web Sitesi, Google ve WhatsApp ile 2026 Rehberi
Online randevu sistemi kurmak için hizmetlerinizi süre ve personelle birlikte listeleyin, çalışma saatleri, hazırlık süresi ve iptal kuralını belirleyin. Hazır bir randevu yazılımı seçin ya da web sitenize özel bir randevu modülü yaptırın. Formu ad, telefon, hizmet ve saatle sınırlayıp aydınlatma metni ekleyin, otomatik onay ve hatırlatma mesajlarını açın. Son olarak randevu sayfanızın adresini Google İşletme Profili'ne rezervasyon bağlantısı olarak ekleyin ve her randevuyu dönüşüm olarak ölçün.
Online randevu sistemi, müşterinin telefon açmadan boş saatleri görüp kendine yer ayırabildiği, işletmeye de takvimi tek ekrandan yönetme imkânı veren yazılımdır. Kuaför, diş kliniği, güzellik merkezi, psikolog, veteriner, oto servis ve danışmanlık gibi saatle çalışan her işletme için telefonda kaybolan müşteriyi azaltır.
Bu yazıda randevu sistemi kurmanın üç yolunu, kurulum adımlarını, sistemi Google İşletme Profili'ne bağlamayı, hatırlatma mesajlarının maliyetini ve hangi durumda hazır yazılımın yetmediğini anlatıyoruz.
Randevu Sistemi Kurmanın 3 Yolu
| Yol | Kimler için uygun? | Maliyet yapısı | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|---|
| Hazır randevu yazılımı (abonelik) | Tek şube, standart hizmet listesi, hızlı başlamak isteyenler | Aylık abonelik + mesaj başı hatırlatma ücreti | Müşteri listesi ve sayfa adresi platformda kalır, kendi markanız arka planda olur |
| Web sitenize özel randevu modülü | Kendi sitesinden müşteri toplayan, reklam veren, kurallarını kendisi belirlemek isteyenler | Tek seferlik geliştirme + barındırma ve bakım | Kapsamı baştan iyi yazmak gerekir |
| WhatsApp üzerinden randevu | Müşterisi zaten WhatsApp'tan yazan işletmeler | WhatsApp Business Platform mesaj ücretleri + bot veya entegrasyon | Takvimle bağlantı kurulmazsa çift randevu riski sürer |
Ekim 2026'da incelediğimiz hazır randevu yazılımlarının yayımlanmış fiyat listelerinde aylık ücret, plana ve çalışan sayısına göre yaklaşık 275 ile 1.250 TL arasında. Dolar bazlı fiyat veren platformlar da var. Çoğunda SMS ve WhatsApp hatırlatmaları pakete dahil kotanın dışında mesaj başı ayrıca ücretleniyor. Teklif karşılaştırırken bu kalemi mutlaka hesaba katın.
Online Randevu Sistemi Kurulumu: 6 Adım
1. Hizmet Listesini ve Sürelerini Çıkarın
Her hizmetin adı, süresi, fiyatı ve hangi personelin ya da hangi odanın yapabildiği yazılmalı. "Saç boyama 120 dakika, yalnızca iki uzman" gibi. Sistemin doğru boş saat göstermesi bu tabloya bağlıdır.
2. Takvim Kurallarını Belirleyin
Çalışma saatleri, öğle arası, iki randevu arasındaki hazırlık süresi, en erken kaç saat sonrasına randevu verileceği ve iptal kuralı yazılı olsun. İptal ve değişikliğin müşterinin kendisine bırakılması, telefon trafiğini en çok azaltan ayardır.
3. Formu Kısa Tutun, KVKK'yı Unutmayın
Ad, telefon, hizmet ve saat çoğu işletme için yeterlidir. Formun altında aydınlatma metni bağlantısı bulunmalı. Klinik ve sağlık işletmelerinde dikkat: sağlık verisi KVKK'da özel nitelikli kişisel veridir. Şikâyet ya da tanı gibi bilgileri randevu formunda zorunlu tutmayın, gerekiyorsa ilk muayenede alın. Pazarlama mesajı göndermek istiyorsanız bunun için ayrı bir onay kutusu koyun.
4. Onay ve Hatırlatma Mesajlarını Kurun
Randevu alınınca anında onay, randevudan bir gün ve birkaç saat önce hatırlatma gitmeli. Mesajda adres, harita linki ve tek tıkla iptal bağlantısı olsun. Hatırlatmanın etkisi araştırmalarla ölçülmüş durumda: hastane randevuları üzerine yapılan sistematik bir derlemede telefon ve SMS hatırlatmalarının randevuya gelmeme oranını ortalama yüzde 34 azalttığı bulundu.
5. Google İşletme Profili'ne Randevu Bağlantısı Ekleyin
Müşterilerin büyük kısmı işletmeyi Google Haritalar'da bulur. Profilinize randevu sayfanızın adresini ekleyince "Rezervasyon" düğmesi doğrudan sisteminize gider. Google'ın yardım sayfasındaki adımlar:
- business.google.com üzerinden İşletme Profilinize girin.
- Google Arama'da "Rezervasyon" seçeneğini, Google Haritalar'da "Profili düzenle" ve ilgili işlem türünü seçin.
- "Bağlantı ekle" deyin, randevu sayfanızın adresini girin ve kaydedin.
Birden fazla bağlantı varsa birini "İşletmenin tercihi" olarak işaretleyebilirsiniz. Profiliniz yoksa önce Google İşletme Profili nasıl açılır rehberimize, haritada üst sıralara çıkmak için Google Haritalar'da üst sıraya çıkma yazımıza bakın.
6. Randevuyu Dönüşüm Olarak Ölçün
Tamamlanan her randevu Google Analytics 4'te anahtar etkinlik, Google Ads'de dönüşüm olarak sayılmalı. Böylece hangi reklamın, hangi aramanın randevu getirdiği görülür. Kendi sitemizde form gönderimi, telefon tıklaması ve WhatsApp tıklamasını aynı şekilde ayrı anahtar etkinlikler olarak ölçüyoruz; reklam bütçesini bu verilere göre dağıtıyoruz. Hazır platformların çoğunda randevu onay sayfası sizin sitenizde olmadığı için bu ölçüm ya hiç yapılamaz ya da sınırlı kalır.
WhatsApp ve SMS Hatırlatmalarının Maliyeti ve İzni
WhatsApp Business Platform 1 Temmuz 2025'ten beri mesaj başına ücretlendiriliyor; ücret mesaj türüne (pazarlama, hizmet bildirimi, doğrulama) ve alıcının ülkesine göre değişiyor. Meta'nın duyurusuna göre müşteri hizmeti penceresi içinde gönderilen hizmet bildirimi şablonları 1 Ekim 2026'dan itibaren yeniden ücretli; müşterinin yazdığı mesajlara verilen serbest cevaplarda ise her numara için ayda 1.000 mesajlık ücretsiz kota var. Randevu hatırlatması bütçesini bu değişikliğe göre yeniden hesaplayın.
SMS tarafında ayrım şöyle: 6563 sayılı Kanun ve ilgili yönetmeliğe göre müşteriyle var olan hizmet ilişkisine dair bilgilendirme mesajları için önceden onay aranmaz; tanıtım içermeyen bir randevu hatırlatması bu gruba girer. Hatırlatma mesajının içine "bu ay saç bakımında yüzde 20 indirim" gibi bir cümle eklediğiniz anda mesaj ticari olur; alıcının önceden onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kaydı gerekir. Hatırlatma ile kampanya mesajlarını ayrı gönderin.
Hazır Yazılım Ne Zaman Yetmez?
Şu durumlardan biri varsa size özel bir randevu sistemi uzun vadede daha ucuza gelir:
- Birden fazla şube veya kaynak: Oda, cihaz, araç ya da uzman aynı anda planlanıyorsa.
- Kapora ve ön ödeme: Randevu sırasında ödeme alınacak ve iade kuralları işletmeye özelse.
- Mevcut programla bağlantı: Hasta kayıt, muhasebe veya ön muhasebe programına randevu ve tahsilat otomatik düşmeliyse.
- Kendi markanız ve verileriniz: Müşteri listesinin ve randevu sayfasının sizin alan adınızda kalmasını, reklamlarla ölçülmesini istiyorsanız.
- Özel kurallar: Paket seans, üyelik, sıra bekleme listesi gibi hazır paketlerde olmayan işleyişler.
Bu tür bir sistem çoğu zaman ayrı bir mobil uygulama gerektirmez. Telefonda rahat çalışan bir web uygulaması, ana ekrana eklenebilir ve mağaza onayı beklemeden güncellenir. Kendi fikrinizi yazılıma dönüştürmeyi düşünüyorsanız uygulama fikrim var, ne yapmalıyım yazımız ilk adımları anlatıyor.
Özet
Online randevu sistemi kurmak için hizmet ve süre listesini çıkarın, takvim ve iptal kurallarını yazın, formu kısa ve KVKK'ya uygun tutun, onay ve hatırlatma mesajlarını kurun, bağlantıyı Google İşletme Profili'ne ekleyin ve her randevuyu dönüşüm olarak ölçün. Standart işleyişte hazır yazılım yeterlidir; çok şube, ön ödeme, entegrasyon ve kendi verinizi tutma ihtiyacı varsa özel yazılım daha doğru seçimdir.
İşletmenize özel randevu modülü veya mevcut sitenize entegrasyon için web yazılım hizmetimizi, randevu getiren reklam kurulumu için Google reklam yönetimi sayfamızı inceleyebilirsiniz. Adana'daki işletmeler Adana web yazılım sayfamızdan bize ulaşabilir. Daha fazla rehber için blog sayfamıza bakın.
Google Reklam Yönetimi Hizmetimizi Keşfedin
Google arama, görüntülü ve alışveriş ağlarında reklam kampanyalarının kurulması, dönüşüm takibinin yapılması ve bütçenin sonuç odaklı yönetilmesi....
Sıkça Sorulan Sorular
Bazı hazır platformların tek çalışanla sınırlı ücretsiz planları var, ancak SMS ve WhatsApp hatırlatmaları genellikle ücretlidir ve sayfa platformun adresinde kalır. Ekim 2026'da incelediğimiz ücretli planlar aylık yaklaşık 275-1.250 TL arasında değişiyor.
